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西安广播电视大学财务报销指南
    2022-02-24
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西安广播电视大学财务报销指南

   

 根据《会计基础工作规范》及《西安广播电视大学财务报销制度》(西电大发〔2020〕16号),为了便于教职工办理报销业务,现将财务报销过程中有关流程和要求说明如下:

一、 报销审批流程怎么办理?

  经办人→验收(证)人→处室负责人→财务处会计→经办处室的分管校领导→财务处处长(1000元以下)→分管财务校领(1000元—10万元以下)→校长(10万元及以上)完成审批,将单据交财务处出纳办理支付。 

   二、 报销审签权限怎么划分

1000元以下支出及差旅费报销,由财务处处长审批后即可交出纳办理支付;

1000元-10万元支出,由分管财务校领导审批后交出纳办理支付;

10万元以上支出,由校长签字后交出纳办理支付,年初无预算的资金还需附校长办公会或党委会议纪要。

、报销时注意事项

1.报销时开具发票注意哪些方面?

常用发票主要有机打发票、定额发票、电子发票。发票上必须“全国统一发票监制章国家税务总局XX税务局”的税务部门监制印章,并加盖开票单位的发票专用章”。定额发票限于小额的停车、货运等支出,连号发票必须符合真实业务,不得虚报、冒领。手写票据仅限于部分行政事业单位开具的票据,并加盖“财政票据监制章财政部监制”的财政部门监制印章和开票单位的财务专用章。发票必须真实、合法,非真实业务发票不得报销,电子发票不得重复报销,假发票不得报销。

2.以个人名义开具的发票能否报销?

(船、飞机)票外,凡是以个人姓名开具发票不报销。差旅费中的火车票、飞机票、船票等应为出差人员姓名。发票报销方名称:西安广播电视大学,纳税人识别号:12610100437201497B,地址:西安市五味48号。

3.跨年度发票能否报销?

当年票据当年报销,跨年度报销票据一般不超过第二年3月底。

4.报销单如何填写,注意哪些方面?

报销单的项目内容真实准确、不得涂改;日期、附件张数填写完整(附件根据不同支出内容包括发票、POS小票、车票、验收单、《西安广播电视大学公用经费支出用款计划申请表》、接待费审批表、差旅费审批表、会议费审批表、合同等等)金额大写为零、壹、贰、、、、、、、玖“万、仟、佰、”,小写为阿拉伯数字,大小写要一致,且左对齐顶格填写,大、小写左侧不留空格。大写金额数字到元或角为止的,在"元"或"角"字之后应写"整"或"正"字样,大写金额数字有“分”的,“分”字后面不写"整"或"正"字。如102034.00”,大写:“壹拾万贰仟零叁拾肆元”;“¥3204.50”,大写:“叁仟贰佰零肆元伍角整”。

5.报销票据怎么粘贴?

各种附件应附在原始凭证背面,将胶水涂抹在票据左侧正面,票据正面朝上,从原始凭证的左上角齐左侧重叠粘贴,不能遮盖报销金额。在报销单后面,如果票据张数较多,大小不一样,原始票据应自上而下、从左到右“鱼鳞式”依次均匀排开横向粘贴,可分行粘贴,不得竖向粘贴,且应避免将票据贴出报销单外。要求每张票据均保证贴在报销单上,不将票据倒置粘贴,不能用订书机订票据,不以票贴票。

6.学校自制票据填写要求?

学校自制票据应加盖处室印章,规范整齐,基本格式和主要内容可打。票砣、处室负责人必须由本人签字。如:外聘教师课时费、外聘人员劳务费应填制《非本校人员费用发放表 》并提供领款人员身份证号、本人招商银行或中国银行储蓄卡卡号。报销支出应与业务活动具有相关性,不得将无关费用在经费中列支。严禁虚构经济业务或通过非法手段取得的票据套取国家资金。

7.差旅费如何报销

公务出差报销要填差旅费报销单》,其中交通、住宿内容填合计。“伙食补助费”“市内交通补助”由会计人员审核填写,并附《公务出差审批表》、车(机)票、住宿费发票、公务卡刷卡小票等发票凭证,及出差事由文件通知,到财务处按照《西安广播电视大学差旅费管理费办法》进行审核。对于交通工具、住宿费超标准发生的支出,应由出差人员个人自理。车(机)票、住宿费发票丢失不予报销。

8.公务接待费如何报销?

填写报销单,附派出单位接待公函、《公务接待审批单》、《公务接待清单》、发票、接待菜单、公务卡刷卡小票。

9.会议费如何报销?

由118现场手机直播承办的各级各类会议,报销时须附会议审批的文件或会议纪要,会议预算(决算)审批表、政府采购定点酒店等会议服务单位提供的合同、发票、原始明细、电子结算单、会议通知、参会人员签到表等,与定点饭店签订的合同达到10万元以上,还须办理政府采购审批、备案手续。报销时附政府采购备案手续。

10.培训费如何报销?

由118现场手机直播承办的西安市内各级各类培训,报销时须附培训计划审批的文件或会议纪要、培训预算(决算)审批表、培训通知、参训人员签到表、授课教师讲课费签收单(非本校人员费用发放表)、培训费发票以及电子结算单、公务卡刷卡小票等凭证。

由118现场手机直播承办的异地培训、委托其他单位举办的培训,须附培训计划审批的文件或会议纪要、培训合同(协议)原件、合同审批表、培训通知、参训人员签到表、培训发票。达到政府采购要的,还需附政府采购审批、备案资料。

教职工参加其他单位培训发生的培训费,须附单位领导批准的培训通知、发票、公务卡刷卡小票、培训合格证书等资料。

11.购买日常办公用品如何报销?

购买办公用品、办公或教学用材料、以及达不到固定资产标准的设备、仪器等低值易耗品,如年初预算,达到1000元以上的物品采购、维修、活动支出、临时聘用人员支出,均需事前填写《西安广播电视大学公用经费支出用款计划申请表》,经分管校领导审批同意后方可执行,报销时作为附件。

开具发票要有购买物品的明细内容,如发票笼统的写“办公用品”,必须附税控系统开具的销售货物或者提供应税劳务清单》。

由后勤保卫处购买并入库管理的,报销时须附《物品采购入库单》;由各处室自行采购管理的,报销时须附《物品采购验收单》;如直接发放给教职工或学生的办公用品、学习用品、招生用品、活动用品等,报销时附签领单。

12.教学活动租赁车辆如何报销?

市内一次性短途车辆租赁、货运,附发票、报销人出具的租赁原因及起止地点说明、公务卡刷卡小票。租用大巴多次、长期租赁,须附租车合同原件、合同审批表、发票、服务明细。可公对公转账或用公务卡结算,报销时附刷卡小票。达到10万元以上,还需办理政府采购审批、备案,报销时附政府采购备案手续。

13.印刷表格、试卷、论文、资料,聘请物业公司、保洁公司等如何报销?

根据政府采购规定,公务车辆保险、公务车辆维修、会议酒店、印刷、物业、保洁、安保、会计事务所服务等属于协议供货或定点采购范围,必须在市级财政部门公布的定点单位采购,无论是否备案,均须签订合同。报销时附合同件及合同审批表、中标通知书。办理政府采购手续的,还需附政府采购审批表已备案合同。

14.租赁办学场地、考场费用如何报销?

报销办学场地租赁费用,需发票、且发票备注填写租赁场地的详细地址;附租赁合同原件、合同审批表。达到10万元以上,还需办理政府采购审批、备案,报销时附政府采购备案手续。

租赁考场费,需发票、租赁合同、考试安排、租赁场地预算请示,达到10万元以上,还需办理政府采购审批、备案,报销时附政府采购备案手续。

15.合作办学管理费如何报销?

合作办学管理费按学期报销,报销时提供教学管理费或学费发票、合作办学协议、经教务处、财务处审核的合作办学单位本学期学生注册名单及缴费情况资料。

16.购买硒鼓、墨盒等耗材如何报销?

根据政府采购规定,公务用车、办公家具、空调机、计算机、打印机、传真机、复印机、速印机、多功能一体机投影机、照相机、摄像机、摄录一体机、数码一体机、服务器、小型机、交换机、硬件防火墙、UPS、硒鼓、墨盒、碳粉等购买属于协议供货或定点采购范围,必须在市级财政部门公布的定点单位采购,无论是否备案,均须签订合同。报销时需发票,附合同件及合同审批表、中标通知书、签领单。办理政府采购手续的,还需附政府采购审批表已备案合同。

17.购买打印机、计算机等电子产品如何报销?

根据政府采购规定,必须在市级财政部门公布的定点单位采购,无论是否备案,均须签订合同。报销时附合同件及合同审批表、中标通知书。办理政府采购手续的,还需附政府采购审批表已备案合同。

按照资产管理要求,房屋及构筑物、购买车辆、家具、办公教学或科研的设备、仪器、工具、文体设备、标本模型、图书、文物及陈列品等单价在1000元以上,使用期限超过一年,或者单价未超过1000元,但使用时间在一年以上的大批同类物资,均属于固定资产,报销时需要由后勤保卫处(电子产品由现教处)办理固定资产验收入库手续,经领用人签字,出具《西安广播电视大学财产验收单》。单价1000元以上的电子产品,报销时还需附使用人签领单(发放表)。

18.购买桌椅、板凳、柜子等家具如何报销

根据政府采购规定,办公家具属于协议供货或定点采购范围,必须在市级财政部门公布的定点单位采购,无论是否备案,均须签订合同。报销时附合同件及合同审批表、中标通知书。办理政府采购手续的,还需附政府采购审批表已备案合同。

按照资产管理要求家具、办公教学或科研的设备、仪器、工具、文体设备、标本模型、图书、文物及陈列品等单价在1000元以上,使用期限超过一年,或者单价未超过1000元,但使用时间在一年以上的大批同类物资,均属于固定资产,报销时需要由后勤保卫处(电子产品由现教处)办理固定资产验收入库手续,经领用人签字,出具《西安广播电视大学财产验收单》。单价1000元以上的电子产品,报销时还需附使用人签领单(发放表)。

19.办理招生宣传、活动宣传如何报销

达到1000元以上的支出,需事前填写《西安广播电视大学公用经费支出用款计划申请表》,经分管校领导审批同意后方可执行,报销时作为附件。报销时提供合同原件、合同审批表、发票、媒体宣传材料的原件等。达到10万元以上,还需办理政府采购审批、备案,报销时附政府采购备案手续。

20.学校零星维修如何报销?

日常维修、零星修缮未达到政府采购限额及政府采购批复为分散采购的项目,5万元以上(含5万元)必须附校内招标手续。按照基本建设招投标及政府采购规定,编制工程预算表,由施工管理部门按项目预算控制执行。工程竣工后必须编制工程决算,经审定后,方可结算。修缮工程结账,需发票、中标通知书、合同审批表、合同、工程预算表、审定的工程决算。工程类超过30万元,还须办理政府采购审批、备案,报销时附政府采购备案手续。

21.外聘老师、人员劳务费如何报销?

填报非本校人员费用发放表》,并提供领款人员身份证号、本人招商银行或中国银行储蓄卡卡号,同时课时费清单或计算劳务费的工作量、标准等计价清单。为考试监考费用、论文评审、答辩,还需附《西安广播电视大学公用经费支出用款计划申请表》、考试工作实施方案、考场安排表等支撑资料。

22.科研课题费用如何报销?

附科研课题经费审批表,课题结题前报销金额不超过经费审批表金额的50%,结题后,凭结题鉴定书报销剩余部分。按审批表内容,课题研究过程中发生的相关人员费用、外出调研、资料购买、论文发表等费用对应劳务费、差旅费、宣传费、采购费用等报销要求附相关资料,版面费报销需附版面通知。

23.基建、修缮等工程类项目如何报销?

项目负责处室应根据年初预算,严格按工程建设相关要求,办理项目有关审批手续,严格按照合同内容和约定付款。预付工程款,需附中标通知书、合同、发票、乙方付款申请;按工程进度付款,需附中标通知书、合同、发票、乙方付款申请,监理方或学校施工管理部门对工程进度及工作量确认证明。基建项目付至合同总价的85%停止付款,待工程审计决算后,根据审计报告,按审计结果,扣除合同约定质保金等支付剩余款项。支付到期的质保金时须附无质量问题报告。

24.不允许报销的票

1)虚假经济业务的票据;

2)私家车的油费、停车、洗车、维修等发票;  

3)美发美容、洗浴、康体、歌厅等娱乐业发票;

4)购买烟花爆竹、烟酒、花卉、食品等年货节礼(慰问困难群众职工不在此限);

5)化妆品、礼品、手机、首饰、家庭用图书、消费卡、充值等个人消费品发票;

6)个人的各种滞纳金及罚款;

7)个人各种职务晋升的相关培训费、教材费、评审费、证书费等各种费用;

8)教职工办理教师资格证所发生的一切费用及参加普通话测试等发生的费用;

9)旅游景点门票、停车票、盖有旅游公司印章的住宿费餐费以及国家明文禁止旅游景点的宾馆、酒店等票据;

10)工作餐中有鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴,香烟和高档酒水,使用私人会所、高消费餐饮场所费用不得报销;

11)取得的发票在时间、金额有挖补、涂改的;

12)取得的发票不符合要求的(如未加盖开票单位发票专用章的,未套用税务机关或财政部门监制章的,票据内容与开票单位经营范围不符的,税务机关或财政部门已宣布停止使用的);  

(13)其它无真实经济业务内容的、不符合报销要求的发票;

(14)人员费用学校规定项目发放、超过规定标准发、或手续不全的情况。


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